Terobosan Inovasi, UT Luncurkan Aplikasi Operasional Kampus Terintegrasi

JAKARTA - Universitas Terbuka (UT) meluncurkan terobosan inovasi baru berupa aplikasi yang akan memberikan layanan administrasi dan akademis yang modern. Aplikasi Portal Aplikasi Naskah Dinas UT dan Administrasi Perkantoran (PANUTAN) atau Bionic Office Integration System (BOIS) yang dirilis UT pada 27 Desember 2021 ini secara resmi telah dapat digunakan mulai 3 Januari 2022.

“Untuk memanage begitu banyak kegiatan, mengerjakan secara manual saat ini sudah tidak relevan lagi. Hadirnya BOIS menjawab tantangan di era teknologi saat ini, di mana teknologi menjadi alat dalam mengefisienkan berbagai pekerjaan, menyederhanakan tahapan dalam penyelesaian pekerjaan,” ujar Rector UT Prof. Drs. Ojat Darojat melalui keterangan resmi, Rabu (5/1/2022).



Dia menjelaskan, aplikasi ini perlu hadir karena UT sebagai pendidikan tinggi dengan konsep jarak jauh telah menghasilkan lulusan lebih dari 1,7 mahasiswa. Demikian pula mahasiswa aktif saat ini mencapai 341.000 orang. Untuk mengelola perguruan tinggi dengan civitas academia yang begitu besar diperlukan tata kelola administrasi, layanan akademik yang modern, handal serta akurat.

Implementasi BOIS akan menggerakkan setiap karyawan di UT untuk bekerja lebih efisien dan cepat. Keuntungan lain dari BOIS ini adalah pekerjaan dapat dilaksanakan dimanapun karena BOIS berbasis Web, terjadi efisiensi penggunaan ATK (kertas, Printer, Toner, dll) karena BOIS menciptakan paperless, mudah telusur balik (retrieve) atas dokumen yang diperlukan, efisiensi penyimpanan dokumen karena dari kertas menjadi digital.

Ojat menekankan, transaksi digital merupakan budaya kerja yang utama di UT. Selain itu, tersedianya Tanda Tangan Elektronik (TTE) pada aplikasi PANUTAN untuk mengurangi penggunaan kertas, namun dalam beberapa keadaan tanda tangan manual masih bisa digunakan.



“Hadirnya PANUTAN tentu mempunyai banyak manfaat yaitu dalam hal pelayanan administrasi dan akademik modern menjadi akurat dan cepat, mempermudah tracing dokumen serta efisiensi penggunaan ATK,” ungkapnya.

Penanggung Jawab Bidang Kelembagaan, Pengembangan, dan Pengelolaan Sistem Informasi Pengadaan Barang Jasa Antares Firman menjelaskan, di era digital perubahan diperlukan untuk dapat mengejar perkembangan zaman.

Seperti diketahui UT mempunyai 39 UPBJJ-UT, PANUTAN menawarkan efisiensi waktu diantaranya dalam pengiriman surat menyurat jika dilakukan secara konvensional bisa memakan waktu yang cukup lama.



Dia memaparkan, office automation telah mengalami perkembangan teknologi tidak hanya mengembangkan naskah dinas namun arahnya yaitu Enterprise Resource Planning (ERP). Untuk itu pada aplikasi PANUTAN selain adanya fasilitas naskah dinas juga memiliki fasilitas agenda, e-mail, video conference, TTE, Digital Attendance dan booking sarana dan prasarana.

Aplikasi PANUTAN akan diterapkan mulai 3 Januari 2022. Sosialisasi dan pelatihan-pelatihan telah dilakukan di seluruh UPBJJ-UT dan setelah peluncuran akan sosialisasi unit-unit di UT Pusat. Pengelola aplikasi PANUTAN di bawah Sub bagian TU BKUK.