Berniat Ajukan Keringanan UKT? Ini Contoh Surat Permohonan dan Tips Agar Disetujui
Senin, 14 Agustus 2023 - 12:19 WIB
Baca juga: Bagaimana Cara Pengajuan Keringanan UKT? Simak Penjelasannya
Surat permohonan keringanan biaya kuliah merupakan dokumen resmi, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari pula terlalu banyak memakai kata singkatan, kata tidak resmi, apalagi terkesan kasar.
Selanjutnya, dalam penyusunan surat permohonan penurunan UKT juga harus mencantumkan tujuan penerima dengan benar. Biasanya, pengajuan penurunan jumlah uang kuliah ditujukan kepada Rektor, Wakil Rektor Keuangan, atau pihak terkait yang menangani permasalahan terkait uang kuliah.
Dalam dokumen atau surat resmi, jangan lupa memberikan salam pembuka. Kalimatnya tidak perlu bertele-tele, cukup maksimal dua baris saja. Anda dapat menuliskan salam seperti, “Assalamualaikum” atau langsung “Dengan hormat,” sebagai pembukanya.
Setelah memberikan salam pembuka, jangan lupa melampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon. Isi data diri, antara lain nama lengkap, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), Fakultas/Jurusan (Program Studi), jenis jalur masuk (opsional), jumlah UKT saat ini, kontak aktif, serta data lainnya yang dibutuhkan oleh pihak kampus.
Ketika hendak mengajukan keringanan biaya kuliah, pastikan mencantumkan jumlah UKT saat ini. Besaran UKT biasanya dikelompokkan menjadi beberapa golongan dengan nominal tertentu.
Dalam surat pengajuan keringanan biaya kuliah, wajib menyampaikan alasan permohonan keringanan UKT secara jelas dan tanpa mengada-ada. Contoh alasan penurunan UKT yang dapat diterima, yaitu terjadi perubahan kondisi ekonomi secara mendadak, ketidaksesuaian biaya kuliah dengan kemampuan ekonomi, dan terdampak pandemi.
Tips Menyusun Surat Permohonan Keringanan UKT Agar Disetujui
1. Perhatikan penggunaan bahasa, harus sopan dan formal
Surat permohonan keringanan biaya kuliah merupakan dokumen resmi, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari pula terlalu banyak memakai kata singkatan, kata tidak resmi, apalagi terkesan kasar.
2. Cantumkan tujuan penerima secara tepat
Selanjutnya, dalam penyusunan surat permohonan penurunan UKT juga harus mencantumkan tujuan penerima dengan benar. Biasanya, pengajuan penurunan jumlah uang kuliah ditujukan kepada Rektor, Wakil Rektor Keuangan, atau pihak terkait yang menangani permasalahan terkait uang kuliah.
3. Beri salam pembuka
Dalam dokumen atau surat resmi, jangan lupa memberikan salam pembuka. Kalimatnya tidak perlu bertele-tele, cukup maksimal dua baris saja. Anda dapat menuliskan salam seperti, “Assalamualaikum” atau langsung “Dengan hormat,” sebagai pembukanya.
4. Lampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon
Setelah memberikan salam pembuka, jangan lupa melampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon. Isi data diri, antara lain nama lengkap, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), Fakultas/Jurusan (Program Studi), jenis jalur masuk (opsional), jumlah UKT saat ini, kontak aktif, serta data lainnya yang dibutuhkan oleh pihak kampus.
5. Cantumkan jumlah UKT saat ini
Ketika hendak mengajukan keringanan biaya kuliah, pastikan mencantumkan jumlah UKT saat ini. Besaran UKT biasanya dikelompokkan menjadi beberapa golongan dengan nominal tertentu.
6. Sampaikan alasan permohonan penurunan UKT secara jelas dan jumlah penurunan nominal
Dalam surat pengajuan keringanan biaya kuliah, wajib menyampaikan alasan permohonan keringanan UKT secara jelas dan tanpa mengada-ada. Contoh alasan penurunan UKT yang dapat diterima, yaitu terjadi perubahan kondisi ekonomi secara mendadak, ketidaksesuaian biaya kuliah dengan kemampuan ekonomi, dan terdampak pandemi.
Lihat Juga :