Berniat Ajukan Keringanan UKT? Ini Contoh Surat Permohonan dan Tips Agar Disetujui

• Dalam surat resmi, jangan lupa menuliskan kalimat penutup secara sopan namun singkat. Kemudian akhiri dengan memberikan tanda tangan serta nama terang. Tambahkan pula keterangan pihak kampus terkait yang berwenang menembuskan surat tersebut, misalnya dari Dekan, Wakil Dekan Keuangan, atau lainnya (tergantung masing-masing institusi).

Baca juga: Bagaimana Cara Pengajuan Keringanan UKT? Simak Penjelasannya

Tips Menyusun Surat Permohonan Keringanan UKT Agar Disetujui

1. Perhatikan penggunaan bahasa, harus sopan dan formal

Surat permohonan keringanan biaya kuliah merupakan dokumen resmi, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari pula terlalu banyak memakai kata singkatan, kata tidak resmi, apalagi terkesan kasar.

2. Cantumkan tujuan penerima secara tepat

Selanjutnya, dalam penyusunan surat permohonan penurunan UKT juga harus mencantumkan tujuan penerima dengan benar. Biasanya, pengajuan penurunan jumlah uang kuliah ditujukan kepada Rektor, Wakil Rektor Keuangan, atau pihak terkait yang menangani permasalahan terkait uang kuliah.

3. Beri salam pembuka

Dalam dokumen atau surat resmi, jangan lupa memberikan salam pembuka. Kalimatnya tidak perlu bertele-tele, cukup maksimal dua baris saja. Anda dapat menuliskan salam seperti, “Assalamualaikum” atau langsung “Dengan hormat,” sebagai pembukanya.

4. Lampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon

Setelah memberikan salam pembuka, jangan lupa melampirkan informasi data diri mahasiswa pemohon. Isi data diri, antara lain nama lengkap, Nomor Induk Mahasiswa (NIM), Fakultas/Jurusan (Program Studi), jenis jalur masuk (opsional), jumlah UKT saat ini, kontak aktif, serta data lainnya yang dibutuhkan oleh pihak kampus.

5. Cantumkan jumlah UKT saat ini

Ketika hendak mengajukan keringanan biaya kuliah, pastikan mencantumkan jumlah UKT saat ini. Besaran UKT biasanya dikelompokkan menjadi beberapa golongan dengan nominal tertentu.

6. Sampaikan alasan permohonan penurunan UKT secara jelas dan jumlah penurunan nominal

Dalam surat pengajuan keringanan biaya kuliah, wajib menyampaikan alasan permohonan keringanan UKT secara jelas dan tanpa mengada-ada. Contoh alasan penurunan UKT yang dapat diterima, yaitu terjadi perubahan kondisi ekonomi secara mendadak, ketidaksesuaian biaya kuliah dengan kemampuan ekonomi, dan terdampak pandemi.

7. Lampirkan bukti penguat

Setelah menyampaikan alasan serta jumlah penurunan uang kuliah, lampirkan bukti penguat serta pendukung. Misalnya ketika terjadi perubahan kondisi perekonomian, Anda dapat melampirkan Surat Keterangan PHK orang tua/wali, surat pensiun, atau sejenisnya.

8. Akhiri dengan salam penutup

Tips menyusun surat permohonan keringanan UKT dengan baik dan benar, selalu akhiri dengan salam penutup. Tak perlu membuat dengan kalimat bertele-tele, cukup sampaikan terimakasih serta permohonan untuk mempertimbangkan pengajuan tersebut.

9. Tambahkan tanda tangan serta nama terang pemohon

Di bawah salam penutup, tambahkan tanda tangan serta nama terang pemohon. Dokumen tersebut bisa jadi dengan meterai ataupun tanpa meterai tergantung kebijakan masing-masing institusi.

10. Selalu perhatikan format penulisan

Apabila sudah selesai menyusun surat pengajuan keringanan biaya kuliah, lakukan pengecekan kembali. Pastikan format serta urutan penulisannya sudah benar dan berkas (terutama lampirannya) sudah lengkap.

Baca juga: Ini 4 Prioritas Mahasiswa Penerima Bantuan UKT

Contoh Alasan Penurunan UKT yang Benar

1. Perubahan kondisi ekonomi akibat pandemi

Contoh alasan penurunan UKT, salah satunya adalah adanya perubahan kondisi ekonomi akibat pandemi. Seperti kita ketahui bahwa masa pandemi membawa perubahan besar-besaran pada kehidupan, salah satunya keuangan.

2. Perubahan kondisi ekonomi orang tua atau mahasiswa

Tidak semua perekonomian selalu berada dalam kondisi stabil, bahkan kondisi ekonomi dapat berubah secara drastis dalam waktu yang tak bisa diprediksi. Misalnya akibat bisnis bangkrut, bencana alam, anggota keluarga/orang yang membiayai pendidikan meninggal dunia, maupun alasan lain yang mengakibatkan perubahan kondisi ekonomi.

3. Biaya UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi

Masih berdasarkan Pasal 5 Permenristekdikti Nomor 39 Tahun 2017 tentang BKT dan UKT, contoh alasan penurunan UKT yang dapat diajukan, yakni akibat biaya UKT tidak sesuai dengan kemampuan ekonomi mahasiswa. Ketetapan uang kuliah seperti ini bisa saja terjadi, biasanya akibat kesalahan sistem, kesalahan ketika pengisian data, ataupun lainnya.